Empresas sin memoria corporativa. Photo by rawpixel on Unsplash.

El fenómeno se produce cuando no existe en la organización un registro ( memoria corporativa ) del conjunto de datos, información y conocimiento creados durante la vida del negocio.

Según establece Kenneth Megill, autor del libro Corporate Memory, esta herramienta tiene dos repositorios: los archivos de una organización, incluidas sus bases de datos electrónicas, y los recuerdos de los individuos.

Clasificaciones de la Amnesia Corporativa

  • Individual. Cuando un empleado, que disponía de los conocimientos para realizar ciertas tareas y procesos neurálgicos, decide abandonar la organización. Cada vez que un colaborador sale de la empresa, esta pierde toda la red de información informal que las máquinas no registran. Piense en las conversaciones de WhatsApp, los mensajes y llamadas a través de Skype, contactos de LinkedIn y redes sociales.
  • Colectiva. Cuando los actores dentro de una organización multidisciplinaria no colectan la información de las interacciones
o comunicaciones entre sí, lo que crea redundancia o parálisis por análisis. Las organizaciones deben habilitar herramientas digitales a sus diferentes unidades de negocio, para que cada una tenga acceso a su memoria corporativa. Esta no debe estar aislada, sino complementada con una herramienta de inteligencia artificial que analice las similitudes de esfuerzos y brinde a las mismas “contextos clave para la colaboración”.
  • Generacional. Cuando el personal con más tiempo en la empresa se retira y la empresa recluta candidatos más jóvenes, los recursos con experiencia se llevan los conocimientos y detalles de funcionamiento de estructuras que no son estables. Según un reporte del Pew Research Center del 2010, alrededor de 10,000 baby boomers llegaron
a los 65 años de edad en Estados Unidos, dicho informe predice que la tasa de retiros sería la misma durante los próximos 19 años. En países como Estados Unidos, el 13% de la población es mayor de 65 años y, para el 2030, el 18% de sus habitantes tendrá la misma edad. Por esta razón, es imprescindible para las empresas estar capacitadas hacia el relevo generacional, gestionando la información relevante como experiencias internas en formatos más allá del texto.
  • De tercerización. Cuando los proveedores del negocio conocen los procesos sensibles mejor que sus gestores de turno, debido a factores de antigüedad, confianza o relación. Cada vez más se requiere en los aliados estratégicos del negocio la disponibilidad de servicios de datos para habilitar flujos de información constante.
  • Tecnológica. Cuando los sistemas de información dentro de la organización no cuentan con una política clara de almacenamiento de datos, creando “silos de información” al no relacionar los datos entre las unidades de negocio. El avance tecnológico está mostrando un gran desafío en el volumen de datos que generan las empresas; al respecto, IDC estima que para el año 2020 la cantidad de datos de todo el mundo alcanzará los 44 petabytes (44,000 millones de gigabytes), más de nueve veces la cantidad de datos que se registró en 2013.

Cómo combatir la amnesia corporativa

Así, para abordar la amnesia corporativa es preciso contar con:

  1. Procesos claros.
  2. Implantación de un repositorio de datos o knowledge management.
  3. Sistemas amigables para los usuarios.
  4. Colaboradores y unidades de negocio empoderadas para crear su memoria.
  5. Un modelo de memoria corporativa más allá del propósito de comunicación.
  6. Exportación de análisis de los datos capturados con la ayuda de una Inteligencia Artificial.

Para los profesionales del área de negocios o marketing la retención del conocimiento será el factor de empleo determinante. Según Forrester Research, uno de los problemas que genera la automatización es que el trabajo restante será orientando hacia “el conocimiento”.

Recuerde, la Inteligencia Artificial y el aprendizaje automático ejecutan tareas rutinarias, pero el trabajo variable, y que requiere contexto, será el que cada organización debe almacenar y proteger.

Puede abundar más sobre el tema visitando: www.amnesiacorporativa.com

“Empresas sin memoria”, publicado en la Revista Forbes República Dominicana Abril 2018.